Versie 2026-10-29.1 · 29 oktober 2026
Privacyinformatie BuitenRegie
Actuele werking met open leverancierscontrole
Inhoud
1. Contact en verantwoordelijkheden
BuitenRegie is een initiatief van Max Boersma van Boersma Buitenservice. Vragen en privacyverzoeken: info@boersmabuitenservice.nl. De definitieve contracterende rechtspersoon, het vestigingsadres en KvK-nummer worden vóór commerciële ingebruikname bevestigd. Voor gegevens die een bedrijf in zijn eigen klantdossiers invoert, bepaalt dat bedrijf in beginsel doel en grondslag. Bij verwerking namens het bedrijf is de aanbieder doorgaans verwerker; daarvoor zijn vooraf verwerkingsafspraken nodig. De feitelijke verwerking bepaalt de juridische rol.
2. Welke gegevens de software verwerkt
De bedrijfsomgeving gebruikt de via ChatGPT aangeleverde gebruikersidentiteit, naam en e-mailadres. Ze bewaart bedrijfslidmaatschappen en rollen, uitnodigingen, klantcontacten, locaties, afspraken, offerte- en factuurgegevens, ingevoerde kosten, inspecties, bestanden en handmatig vastgelegde correspondentie. Het systeem bewaart geen ChatGPT-wachtwoorden. Een account is geen toestemming voor reclame.
3. Doelen en grondslagen
Gegevens worden verwerkt voor toegang, klant- en opdrachtbeheer, documenten, ondersteuning, opvolging en beveiliging. De verantwoordelijke bepaalt per verwerking de passende grondslag, bijvoorbeeld uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting of een afgewogen gerechtvaardigd belang. Toestemming wordt alleen gebruikt als die vrij, specifiek, geïnformeerd en aantoonbaar is. Vul geen medische gegevens, BSN, wachtwoorden of onnodige privégegevens in.
4. Klantportaal en akkoord
Een klantlink verloopt na zeven dagen en vereist een aparte code. De eigenaar deelt link en code via verschillende kanalen en controleert de ontvanger. Na vijf onjuiste codepogingen wordt de link geblokkeerd. Oudere links zonder code geven geen toegang meer. Het portaal toont alleen gedeelde commerciële documenten en werkafspraken van die klant. Bij akkoord worden naam, functie of hoedanigheid, bevoegdheidsverklaring, documentversie, documentvingerafdruk en tijdstip vastgelegd. Dit is geen formele identiteitsverificatie of gekwalificeerde elektronische handtekening.
5. Leveranciers en doorgifte
De huidige versie gebruikt ChatGPT-aanmelding en Sites-hosting; de bronconfiguratie gebruikt Cloudflare Workers, D1 en R2. Dit toont de technische keten en bewijst niet welke juridische entiteit contractspartij is, waar gegevens worden verwerkt of welke doorgiftewaarborgen gelden. Contracten, verwerkersvoorwaarden, feitelijke locaties en de definitieve subverwerkerslijst zijn nog te controleren. Er wordt daarom nog geen claim gedaan dat uitsluitend binnen de EU wordt verwerkt of dat de volledige keten AVG-goedgekeurd is.
6. Bewaren en verwijderen
De software wist dossiers en herstelkopieën niet automatisch na een vaste termijn. Een verwijderd dossieronderdeel kan nog als herstelsnapshot in de geschiedenis staan. De verantwoordelijke bepaalt en documenteert passende termijnen en vraagt zo nodig gerichte verwijdering aan. Facturen en andere fiscaal verplichte gegevens worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard. Een verwijderverzoek kan daarom gedeeltelijk worden beperkt. Voor commerciële ingebruikname moeten bewaarschema, verwijdering van kopieën en een getest back-up- en herstelproces zijn ingericht.
7. Inzage en andere rechten
Verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar kunnen naar het bovenstaande adres. Gaat het om een klantdossier van een aangesloten bedrijf, richt het verzoek dan eerst aan dat bedrijf; BuitenRegie ondersteunt waar nodig. We controleren de identiteit met zo weinig mogelijk aanvullende gegevens. De verantwoordelijke reageert in beginsel binnen een maand en licht eventuele verlenging toe. Een klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Website en spraak
BuitenRegie heeft op de presentatie en demo geen advertentie- of analysetrackers toegevoegd. Het contactformulier opent de eigen mailapp en verstuurt zelf niets. De webapp bewaart openbare offline-instructies en iconen; privé-API-antwoorden worden niet door de app in de offline-cache gezet. Hosting en aanmelding kunnen eigen technische gegevens verwerken. De optionele dicteerfunctie gebruikt de browserdienst; audio kan door die dienst extern worden verwerkt. Gebruik desgewenst typen in plaats van dicteren.
9. Beveiliging en meldingen
De app controleert lidmaatschap en rollen per bedrijfsaanvraag. Bestanden worden via afgeschermde API-routes geleverd. Dit zijn maatregelen en geen garantie van volledige beveiliging. Meld vermoedelijke onbevoegde toegang direct bij het contactadres en vermeld geen wachtwoorden. Voor incidenten wordt het datalekprotocol uit het juridisch dossier gebruikt.
Vragen: info@boersmabuitenservice.nl